Rocks, Pebbles, Sand
In der Theorie klingt das Arbeiten in Sprints ganz einfach. Zu Beginn wird ein fachliches Ziel mit hohem Business Value ausgewählt und ggf. noch einmal in kleinere (Teil-)Ziele aufgeteilt, die jeweils in einen Sprint passen. Während dieses Zeitraums (meistens zwei oder drei Wochen) wird konzentriert an der Fertigstellung gearbeitet, danach wird das Ergebnis den Stakeholdern vorgestellt und mit ihnen besprochen, im Anschluss daran wird ein neuer Sprint mit einem neuen Ziel geplant.
In der Realität ist es meistens schwieriger. Zum Einen ist es meistens so, dass es auch Aufgaben gibt, die nicht den höchsten Business Value haben, die aber irgendwann erledigt werden müssen (Einspielen von Versionsupgrades, Vereinheitlichung von Farbschemata, etc). Meistens sind die auch nicht gross genug für ein eigenes Sprintziel. Zum anderen füllen Sprintziele einen Sprint fast nie völlig aus, es bleibt immer eine gewisse Restkapazität übrig.
Viele Teams gehen mit dieser Situation um indem sie etwas Naheliegendes machen: sie planen zuerst alles ein, was für die Erreichung des Sprintziels nötig ist und füllen die verbleibende Kapazität auf indem sie in der restlichen Zeit die anderen Aufgaben abarbeiten. Das ist auch grundsätzlich sinnvoll - unter der Voraussetzung, dass diese Arbeiten auch im verbleibenden Sprint abgeschlossen werden können und nicht halbfertig in den nächsten rutschen und dort Kapazität blockieren.
Ein Weg um das sicherzustellen trägt den Namen Rocks, Pebbles, Sand. Angeblich bei PayPal erfunden und durch die PayPal Mafia popularisiert funktioniert er folgendermassen: zu Beginn eines Planungstermins plant man die grossen Arbeitspakete ein, die "Felsbrocken" (Rocks). Als nächstes füllt man die verbleibende Zeit mit mittelgrossen Aufgaben, den "Steinen" (Pebbles). Die zuletzt verbleibende Zeit ist schliesslich für Kleinst-Aufgaben vorgesehen, den "Sand".
Was der Schlüssel für eine erfolgreiche Anwendung dieses Vorgehens ist, ist ein Focus auf dem Erstellen von Aufgaben, die so klein sind, dass sie die eingeplante Zeit möglichst nicht sprengen. Rocks sollten maximal so gross sein wie ein Sprint, Pebbles maximal so gross wie die im Sprint verbleibende Zeit nach dem Abzug des für die Rocks eingeplanten Aufwandes, die "Sandkörner" maximal so gross wie das, was danach noch übrig ist.
Natürlich ist damit das Risiko verbunden, dass eine derartige Kapazitätsplanung zu einer versehentlichen Überlastung führt, oder zu einer Situation in der bereits kleine zusätzliche Aufwände den verfügbaren Zeitrahmen sprengen. Es empfiehlt sich daher, auch in diesem Vorgehen einen gewissen Teil der Zeit unverplant zu lassen. Ebenfalls möglich ist es, die Aufgaben des Sand-Typs nur dann in den Sprint zu ziehen, wenn gerade kurzfristiger Leerlauf besteht.
