Wie und wann man in Scrum Stakeholder einbinden kann

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Auf die Frage nach den Rollen, bzw. Verantwortlichkeiten, in Scrum werden die meisten Kenner dieses Frameworks ohne zu Zögern mit den Entwicklern, dem Product Owner und dem Scrum Master antworten. Das ist auch grundsätzlich richtig, lässt aber eine vierte aus, die im Scrum Guide (Version von 2020) immerhin dreizehn mal an verschiedenen Stellen genannt wird: die der Stakeholder, also der (team-externen) Interessenvertreter. Wie kommt es, dass diese Gruppe so häufig übergangen wird?

Eine Antwort darauf ist, dass die Stakeholdern im Scrum (scheinbar) nicht am Sprint beteiligt sind. Bei oberflächlicher Betrachtung kann es so erscheinen, als würden sie nur als "Publikum" im Sprint Review erscheinen. Bei näherer Betrachtung können sie aber durchaus stärker eingebunden werden. Zum einen aufgrund der Vorgaben des Scrum Guide selbst, zum anderen durch verschiedene Praktiken, mit denen die bewusst offen gelassenen Lücken von Scrum gefüllt werden können.

Die Stakeholder im Sprint Planning

Um mit einer kleinen Überraschung zu starten - die mögliche Mitwirkung der Stakeholder im Planning steht im Scrum Guide. The Scrum Team may also invite other people to attend Sprint Planning to provide advice. heisst es dort. Eine Möglichkeit, von der viel zu selten Gebrauch gemacht wird.

Die Stakeholder im Daily Scrum

Es ist kein offizieller Teil von Scrum, aber eine häufige Praxis: Daily Scrum Meetings finden öffentlich statt, so dass jeder, der ein Interesse hat, als Zuschauer teilnehmen kann. Häufig reicht das bereits als ein Kommunikationsinstrument aus, ggf. ergeben sich daraus auch Themen für Folgegespräche.

Die Stakeholder im Backlog Refinement

In Scrum ist das Refinement nicht notwendigerweise ein Meeting sondern eine Tätigkeit, in deren Rahmen Backlog-Einträge erstellt, präzisiert und priorisiert werden. Analog zum Sprint Planning können dabei Experten und Kundenvertreter bei Bedarf einbezogen werden.

Die Stakeholder in der Sprint Review-Vorbereitung

Nirgendwo steht, dass die Stakeholder erst im Review-Meeting die Sprint-Ergebnisse sehen dürfen. Oft gilt sogar ein je früher, desto besser, da dadurch mehr Zeit bleibt die Features auszuprobieren, Feedback vorzubereiten und, falls die Zeit das zulässt, sogar noch Änderungswünsche zu platzieren.¹

Die Stakeholder im Sprint Review

Nochmal zum Scrum Guide. Ihm zufolge wird den Stakeholdern im Review nicht nur das Ergebnis gezeigt und sie geben nicht nur Feedback, sie erarbeiten darüber hinaus zusammen mit dem Scrum Team nächste Schritte und passen gemeinsam die Planung an. Es ist eine aktive, mitentscheidende Rolle.²

Die Stakeholder in der Sprint Retrospektive

Der seltenste Beteiligungsfall: Retrospektiven sind im Normalfall strikt Scrum Team-intern, um dort vertraulich und in psychologischer Sicherheit auch an schwierigen Themen arbeiten zu können. Aber wenn es dabei um die Zusammenarbeit mit Anderen geht, können die auch gezielt eingeladen werden.

Spezielle Stakeholder-Termine

Über die offiziellen Scrum-Events hinaus kann es Sinn machen, weitere Stakeholder-Termine einzurichten. Welche das sind kann je nach Bedarf unterschiedlich sein, es sollten nur nicht zu viele werden. Und übrigens: auch das Scrum of Scrums ist bei näherer Betrachtung ein Stakeholder-Meeting.

Noch einmal zusammengefasst: wer in den Stakeholdern nur das Publikum für die Sprint Reviews sieht, wird nicht das volle Potential von Scrum nutzen. Sie können (und sollen) an verschiedenen Stellen ihre Expertise einbringen und in diesem Rahmen aktiv mit den drei anderen Rollen, bzw. Verantwortlichkeiten, zusammenarbeiten. Und dort wo das noch nicht passiert sollte der Scrum Master tätig werden. Zu dessen Aufgaben gehört nämlich laut Scrum Guide removing barriers between stakeholders and Scrum Teams.