Waiting und Blocked

Bild: Flickr /  Brian Beggerly - CC BY 2.0

Manche Begriffe im Umfeld von Agile und Lean sind sich in ihrer Bedeutung so ähnlich, dass sie immer wieder verwechselt werden, selbst wenn es bei genauerem Hinsehen doch deutliche Unterschiede gibt. Zwei bei denen das immer wieder der Fall ist sind Waiting und Blocked, zwei Zustände die gemeinsam haben, dass nicht an einem Arbeitsgegenstand gearbeitet werden kann wenn er von ihnen betroffen ist. Die Gründe dahinter sind allerdings verschiedene.

Von Waiting (Wartend) ist die Rede wenn alle Fertigkeiten, Genehmigungen und Berechtigungen vorhanden sind die benötigt werden um mit der Umsetzung eines Arbeitspaketes zu beginnen, es aber nicht dazu kommt weil andere gerade wichtiger sind oder schon länger darauf warten, dass mit ihnen begonnen wird. Worauf diese Priorisierungs- und Reihenfolgen-Entscheidungen beruhen ist dabei unwichtig, wichtig ist nur, dass der Status Waiting auf einer selbst getroffenen Entscheidung beruht.

Der Status Blocked (Blockiert) ist dagegen gegeben wenn nicht mit der Umsetzung eines Arbeitspaketes begonnen werden kann weil externe Zulieferungen fehlen oder extern zu vergebende Genehmigungen oder Berechtigungen nicht vorliegen. Unabhängig davon woher diese Zulieferungen, Genehmigungen oder Berechtigungen kommen müssten ist wichtig, dass es sich dabei um eine aussenstehende Einheit handelt, der man nicht selber angehört.

Warum das von Bedeutung ist? Weil die dadurch notwendigen Massnahmen jeweils andere sind. Um Wartezeiten zu reduzieren kann man z.B. versuchen effizienter zu werden (nicht wertschöpfende Tätigkeiten zu unterlassen) oder effektiver zu werden (nur noch an relevanten Zielen zu arbeiten), alternativ kann man das eigene Team (und damit die eigene Arbeitskapazität) aufstocken. All das führt zu schnellerer Erledigung und weniger Warten.

Blockaden werden dagegen reduziert indem entweder die Einheiten von denen man abhängig ist optimiert oder reguliert werden (letzteres z.B. durch vereinbarte zeitliche Obergrenzen für Zulieferungen) oder indem der eigenen Einheit zu den Befähigungen, Genehmigungen oder Berechtigungen verholfen wird deren Fehlen vorher zu den äusseren Abhängigkeiten geführt hat. Um das gängige Schlagwort zu benutzen: das eigene Team muss crossfunktional werden.

Diese unterschiedliche Art der notwendigen Massnahmen macht es schliesslich nötig, dass diese beiden unterschiedlichen Verzögerungstypen auch unterschiedlich kenntlich gemacht und separat gezählt werden, wird das nicht getan ist unklar welches Problem vorliegt und welcher Lösungsweg gegangen werden sollte. Um es mit einem häufigen Antipattern zu erklären: wer auf allem was sich auf dem Board nicht bewegt ein Stopschild-Icon anbringt vermengt die beiden Typen und tut sich selbst keinen Gefallen.

Zielführender sind separate Markierungen, z.B. ein oranger Punkt für jeden Tag an dem ein Arbeitspaket im Status Waiting ist und ein roter Punkt für jeden Tag an dem es sich im Status Blocked befindet. Dadurch sind beide klar unterscheidbar und unterschiedlich behandelbar. Und wer eine Zeit lang so vorgegangen ist wird den Unterschied zwischen Waiting und Blocked so gut kennen, dass es zu keinen weiteren Verwechselungen mehr kommen kann.