Kaizen Folder

Bild: Pixabay / Vargazs - Lizenz

Ein von mir gecoachtes Team probiert gerade eine neue Idee aus um seine Prozessverbesserungen besser zu strukturieren und nachvollziehbarer zu machen: es legt einen Kaizen-Ordner/Kaizen Folder an. Der Hintergrund ist der, dass dort seit einigen Monaten nach Kanban gearbeitet wird und nach und nach immer weitere Verbesserungsideen erprobt werden sollen. Der Ordner soll dabei zwei Zwecke erfüllen - zum einen soll er als Archiv und Erinnerungsstütze dienen um zu verhindern, dass Erfahrungen und Erkenntnisse irgendwann in Vergessenheit geraten, zum anderen soll er es anderen Teams ermöglichen sich inspirieren zu lassen und von den bereits gemachten Erfahrungen zu profitieren.

Wie immer kann und soll das Format in Zukunft angepasst werden können wenn es nötig und sinnvoll ist, der erste Entwurf sieht aber so aus, dass das folgende Template für die im Ordner gesammelten Ideen verwendet werden wird:

Sprechender Titel
Kategorie
Problembeschreibung
Lösungshypothese
Erfolgskriterien
Umsetzung seit / von-bis
Wenn beendet: warum

Dieses Format ist zu Beginn bewusst schlicht gehalten und kann zukünftig noch ergänzt werden, beispielsweise um Metriken, Umsetzungsaufwände, betroffene Stakeholder, etc. Die Idee ist aber, dass die Struktur organisch wachsen kann, so dass sie zu Beginn nicht zu komplex oder überladen wirkt, was für die Anwender abschreckend sein könnte.

Ein Beispiel für die Anwendung wäre dieses hier:

Titel
"Ready to pull" sichtbar machen

Kategorien
Bessere Visualisierung, Besserer Arbeitsfluss

Problembeschreibung
Es ist nicht erkennbar ob die Arbeit in einer Spalte, bzw. Phase abgeschlossen ist

Lösungshypothese
Eine Drehung des Tickets um 90° ist als Kennzeichnung ausreichend

Erfolgskriterien
Keine Unsicherheiten/Diskussionen im Standup Meeting mehr

Umsetzung seit
Januar 2020

Solange es sich um Verbesserungen des physischen Kanban-Boards handelt bietet es sich an auch Fotos mit abzulegen, durch die neben der Idee auch die Art der Umsetzung besser nachvollziehbar wird. Andere Elemente die man einfügen kann wären Formatvorlagen, Erfahrungsberichte, Feedbacks oder Verweise auf zusammenhängende oder ähnliche Prozessverbesserungen. Begrenzungen gibt es hier nicht, es ist allerdings ratsam zu Beginn immer eine reduzierte Übersicht wie die oben genannte zu haben, um die relevanten Informationen schnell überblicken zu können.

Der Kaizen Folder wird in diesem Fall digital sein, was die Vorteile hat, dass parallele Zugriffe möglich sind, dass von anderen Standorten aus zugegriffen werden kann und dass eine Suchfunktion existiert. Bei Vorlieben für haptisches Arbeiten spricht aber auch nichts gegen einen physischen Ordner, der in einem Regal im Teamraum stehen kann.