Backlog-Priorisierung

Die Priorisierung noch zu erledigender Arbeit scheint auf den ersten Blick ein Thema zu sein in dem sich agile und klassische Vorgehensweisen kaum unterscheiden. Auch vor der Erfindung von Scrum und Co wurde schon überlegt welche Aufgaben wichtiger und welche unwichtiger sind. Auf den zweiten Blick tun sich dagegen Unterschiede auf, die vor allem mit einem Instrument in Verbindung stehen - dem Product Backlog.

Um zu verstehen warum diese Art der Priorisierung anders ist empfiehlt sich ein Blick darauf wie Priorisierung klassischerweise stattfindet. In den meisten Unternehmen bekommen Anforderungen entweder eine Wichtigkeitsklasse (z.B. Minor, Medium, Major, Blocker) oder eine die Bedeutung anzeigende Zahl zugewiesen (z.B. 1 = unwichtig bis 100 = extrem wichtig). Je höher diese Wichtigkeitsklasse, bzw. diese Zahl sind, desto höher die Priorität.

Was in der Theorie zunächst einfach und nachvollziehbar klingt erweist sich in der Realität in der Regel als unpraktikabel. Da jeder Stakeholder ein Interesse daran hat, dass seine Anforderungen zuerst umgesetzt werden, wird er sich um eine hohe Bewertung bemühen. Im Zweifel wird ihm diese auch zugestanden werden, da mit dieser Einstufung ja noch keine weiteren Zusagen verbunden sind. Es geht an dieser Stelle nur um die Wichtigkeit, noch nicht um die Machbarkeit.

Schon nach kurzem wird dieses Vorgehen dazu führen, dass eine hohe zwei- oder dreistellige Zahl an Anforderungen als Blocker, bzw. zwischen 90 und 100 eingeordnet wird. Ist dieser Punkt erreicht ist die Priorisierung wertlos geworden. Wenn alles super-wichtig ist, dann ist alles gleich (un)wichtig. Übliche Reflexe sind jetzt die Erweiterung der Skala (z.B. um einen Showstopper-Status oder um die Zahlen 101 bis 110), was aber bald auch wieder entwertet sein wird.

Die Einträge eines Product Backlog werden dieser Bedeutungs-Inflation normalerweise bewusst entzogen, indem auf Wichtigkeitsklassen einfach verzichtet wird. Die Priorität ergibt sich hier anders, nämlich durch die Natur des Backlogs selbst. Dieses ist keine Ansammlung von unterschiedlich wichtigen Teilmengen mehr (deren jeweilige Einzelteile unter sich gleichwertig sind), sondern etwas viel Einfacheres - eine sortierte Liste.

Was eine solche Liste besonders macht ist, dass auf ihr keine Punkte nebeneinander stehen können sondern nur untereinander. Aufgelistet eben. Es gibt also immer einen wichtigsten Eintrag, einen zweitwichtigsten, einen drittwichtigsten, etc. Und wo auch immer man eine neue Anforderung dazwischenschiebt, sie wird immer jeweils ober- und unterhalb einer anderen stehen und damit automatisch priorisiert sein.

Es bleibt die Frage - wenn es so einfach ist, warum macht es dann nicht jeder so? Die Antwort - weil ein als Liste sortiertes Backlog seinen Verwalter dazu zwingt, Konflikte sowohl früh als auch immer wieder auszutragen. Es ist mit diesem Vorgehen nicht mehr möglich, jeden wichtigen Stakeholder zufriedenzustellen indem man ihm die höchste Wichtigkeitsklasse gibt. Wenn seine Idee auf Position 43 von 120 liegt (und demnach nicht so schnell umgesetzt werden wird) dann sieht er das sofort und kann das eskalieren.

Um derartige Konflikte zu vermeiden wird häufig die klassische Art der Priorisierung bevorzugt. Die Auseinandersetzungen tauchen zwar auch hier auf, aber erst wesentlich später, wenn den Beteiligten langsam dämmert, dass die scheinbar hohe Priorität weitgehend ohne Aussagekraft ist. Manche Organisationen haben es zu erstaunlicher Meisterschaft darin gebracht, diesen Punkt immer weiter nach hinten zu verlagern, mit langen Phasen des Stillstands als Folge.

Zu lernen, dass das kein zielführender Weg ist, und dass das frühe (und konstruktive) Austragen von Konflikten zwar schmerzhaft aber letztendlich besser ist, ist Teil des zu agilen Transitionen gehörenden Kulturwandels. Der ist zwar mitunter unangenehm, bringt aber einen grossen Vorteil mit sich: man ist plötzlich in der Lage Priorisierungen durchzuführen, in einer Art die diesen Namen auch verdient.