Digitalisierung

Grafik: Pixabay / Geralt - Lizenz

Wenn meine Kunden mich nach den Voraussetzungen für eine gelungene Einführung von Scrum/Agile fragen nenne ich (neben anderen) immer die Digitalisierung von Daten und Prozessen. Das überrascht dann den einen oder anderen (was wiederum mich überrascht¹). Bei genauerer Betrachtung stellt sich oft heraus, dass noch weite Teile des Unternehmens in der Welt der physischen Datenhaltung verblieben sind. Aber warum ist das ein Problem? Aus mehreren Gründen.

Zunächst sind nicht digitalisierte Informationen nur schwer verfügbar. Wenn man sich nicht gerade am Standort des physischen Archivs befindet muss man den Archivar oder die Sekretärin anrufen, sie auf die Suche schicken und hoffen, dass sie das Richtige finden. Und selbst wenn das gelungen ist gehen die Probleme weiter. Entweder man muss auf die Zustellung warten oder man lässt alles einscannen und hat dann ein riesiges, nicht durchsuchbares PDF (oder noch schlimmer: einen Ordner voll JPGs). Handelt es sich bei derartig schwer zugänglichen Dokumenten um wichtige Informationen (Lizenzverträge, Zuständigkeitsabgrenzungen, Stakeholderverzeichnisse, etc.) kann es sein, dass ihre späte Verfügbarkeit den Beginn der Arbeiten stark verzögert, bzw. bereits getane Arbeit obsolet werden lässt.

Dazu kommt, dass physische Daten oft nur mit Mühe zu aktualisieren sind. In einem Unternehmen habe ich erlebt, dass die Mitarbeiter ihr Feedback zu einer neuen Software auf Papier schreiben und in BVW-Briefkästen einwerfen mussten. Alleine das Entziffern und Abtippen dauerte ewig. In einem anderen Fall druckte der Kundendienst die Feedback-Emails der Kunden aus und heftete sie in Aktenordnern ab (!). Infolgedessen traten wieder die im letzten Abschnitt beschriebenen Probleme auf. Mit einem solchen Vorgehen ist es nahezu unmöglich die Rückmeldungen der Benutzer zeitnah in die Weiterentwicklung einfließen zu lassen.

Einen Sonderfall bilden halbherzige oder Teil-Digitalisierungen. Auch hier Beispiele aus der Praxis: In einer Behörde lag der von einer Agentur erstellte Corporate Identity-Leitfaden zwar digital vor, allerdings nur gebrannt auf CDs, die (natürlich) in Aktenordnern im Archiv lagen. In einem anderen Unternehmen waren Produktdaten zwar in einer Access-Datenbank erfasst, die allerdings keine Schnittstelle zu den Webanwendungen hatte, die diese Daten benötigten. Eine Gruppe von Werkstudenten machte nichts anderes als die beiden Systeme manuell zu synchronisieren, was jedesmal mehrere Wochen dauerte.

Wenn solche Daten von Anfang an in miteinander vernetzten CMS oder CRM-Systemen aufgenommen werden können Vorgänge auf eine im Vergleich atemberaubende Geschwindigkeit beschleunigt werden. Auf wichtige Dokumente oder aktuelle Nutzerstatistiken lässt sich innerhalb von Minuten zugreifen, und die entnommenen Informationen und Erkenntnisse können sofort in die Weiterführung der Arbeit übernommen werden. Schöne neue Welt. Erst so lässt sich wirklich agil arbeiten.

Das Problem an dieser Stelle ist natürlich, dass eine Digitalisierung und Vernetzung größerer Aktenbestände Zeit und Geld erfordert. Der mittel- und langfristige Effizienzgewinn ist allerdings so groß, dass diese Investition sich absolut lohnt.


¹Okay, mittlerweile nicht mehr.