Backlogs ausmisten!

Bild: Wikimedia Commons / Jorge Royan - CC BY-SA 3.0

Ein mitgenommenes Thema vom ersten Lean Coffee für Product Owner und Produktmanager, der letzten Freitag stattgefunden hat: wie kann man es schaffen, dass ein Backlog einen überschaubaren Umfang behält und nicht ausufert? Die einfache Antwort - regelmässig ausmisten. Von Zeit zu Zeit ist es sinnvoll sich in grossem Ausmass von bisher gesammelten Anforderungen zu trennen, selbst, bzw. gerade von solchen die noch nicht umgesetzt wurden. Und dafür gibt es auch Gründe:

Zu große Backlogs sind zu unübersichtlich

Zugegeben, eine Binsenweisheit, aber eine mit Folgen. Bei einer drei- oder vierstelligen Anzahl von Einträgen ist es nicht mehr möglich alle Inhalte im Kopf zu behalten, Duplikate, Redundanzen oder Überschneidungen fallen dann nicht mehr auf. Man kann zwar versuchen durch Kategorien, Schlagworte oder Verlinkungen die Übersicht zu behalten, allerdings ist das mit zusätzlicher Arbeit verbunden, die auch erstmal erledigt werden muss. Das bringt uns zum nächsten Punkt:

Zu große Backlogs erfordern einen unverhältnismässigen Pflegeaufwand

Ich habe Menschen gesehen, die in Vollzeit nichts anderes gemacht haben als alte User Stories und Bugs zu aktualisieren. Immer wieder überprüften sie ob das was sich in ihnen befand nicht bereits durch andere Anforderungen umgesetzt wurde, noch gewollt war oder seine Priorität geändert hatte. Nur in den seltensten Fällen führte das dazu, dass irgendetwas aus dem Backlog herausgenommen werden konnte, stattdessen kam es immer und immer wieder zurück (es war nicht ohne Grund so niedrig priorisiert). Eine unglaubliche Verschwendung von Zeit und Geld.

Zu große Backlogs veralten (auch wenn sie gepflegt werden)

Egal wieviel Mühe man sich gibt: zu große Backlogs werden immer Anforderungen enthalten die obsolet oder bereits umgesetzt sind. Alleine die Länge der Aktualisierungszyklen sorgt dafür, denn die können sehr schnell Wochen oder sogar Monate in Anspruch nehmen. Selbst wenn sie gerade erst durchlaufen wurden ist das aber keine Garantie dafür, dass alles aktuell ist. Grund dafür sind die oben erwähnte Unübersichtlichkeit und eine "im Zweifel behalten"-Einstellung die immer wieder anzutreffen ist.

Zu große Backlogs führen zu unrealistischen Erwartungshaltungen und Enttäuschungen

Für viele Stakeholder ist die Angelegenheit klar: ist meine Anforderung noch im Backlog? Klasse, dann ist es ja nur eine Frage der Zeit bis sie umgesetzt wird. Dass unwichtige Dinge immer wieder nach unten priorisiert und von neuen Anforderungen "überholt" werden wird dabei nicht bedacht. Am Ende führt das zu falschen Erwarungen, enttäuschten Hoffnungen und Frustrationen. Die entladen sich dann irgendwann. Apropos:

Zu große Backlogs führen zu Konflikten

"Meine User Story ist jetzt zum fünften mal nach hinten geschoben worden. Jetzt bin ich auch mal dran, wenn nicht eskaliere ich das!" Aussagen wie diese sind die fast schon zwangsläufige Folge zu großer Backlogs. Nicht nur weil ein Stakeholder das Gefühl hat, dass ihm falsche Hoffnungen gemacht wurden, sondern auch aus handfesten Gründen: es ist in vielen Unternehmen "best" practice, dass Boni und Jahresziele an die Umsetzung von Anforderungen geknüpft werden, und wenn die nicht erreicht werden stehen unangenehme Jahresgespräche bevor. In solchen Situationen ist es klar, dass die Betroffenen schnell in Krawallstimmung sind.

Also her mit der Heckenschere

Genug der guten Gründe und ans Werk. Her mit dem Backlog und raus mit allem was nicht wirklich nötig ist. Nur - wie? Wie wird entschieden was bleibt und was nicht? Nun, das wird ein Thema für einen eigenen Artikel.